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MonuDesk

Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten auf monudesk.com und in der MonuDesk-Software verarbeitet werden. MonuDesk richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

1. Verantwortlicher

IE Dennis Rodin
22 Bakhtrioni Street N75
0177 Tbilisi
Georgien
E-Mail: info@monudesk.com

2. Welche Daten wir verarbeiten

  • Kontodaten: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, verschlüsselte Zugangsdaten.

  • Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser, besuchte Seiten, Zeitpunkte, Interaktionen.

  • Kommunikationsdaten: Inhalte von Nachrichten, Name und Kontaktdaten, wenn Sie uns kontaktieren.

  • Postfachdaten (optional): Wenn Sie ein E-Mail-Postfach verbinden, verarbeiten wir E-Mails, Anhänge und Postfach-Metadaten (siehe Abschnitt 6).

  • Daten Ihrer Kunden: Daten, die Sie in MonuDesk über Ihre eigenen Kunden erfassen, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

  • Herkunftsdaten: Wenn Webanalyse erlaubt ist (siehe Abschnitt 4), speichert Ihr Browser, wie Sie auf monudesk.com gekommen sind: Kampagnen-Parameter (UTM), Google-Ads-Klick-ID, verweisende Website, Einstiegsseite, Land und Zeitpunkt Ihres ersten Besuchs. Wenn Sie sich registrieren, werden diese Angaben mit der Registrierung übermittelt und zu Ihrem Konto gespeichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung der Software und Vertragsabwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

  • Support und Kommunikation: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kundenbetreuung).

  • Sicherheit und Fehleranalyse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • Webanalyse, Heatmaps, Affiliate-Tracking und Herkunftsdaten: in der EU, im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz nur mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. In anderen Ländern auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, zu verstehen, wie Kunden uns finden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 4).

  • Cookielose Besucherstatistik (Cloudflare Web Analytics): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Nutzung der Website zu verstehen).

  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Wenn Sie die Website aus der EU, dem EWR, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz besuchen, werden die in Abschnitt 5 mit „siehe Abschnitt 4“ gekennzeichneten Dienste erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben. Aus anderen Ländern werden sie beim Aufruf geladen, und Sie können sie mit „Nur nötige“ abschalten.

In beiden Fällen können Sie Ihre Wahl jederzeit über den Link „Cookies“ im Footer ändern oder widerrufen. „Nur nötige“ löscht auch die in Ihrem Browser gespeicherten Herkunftsdaten. Die Region bestimmen wir anhand Ihres ungefähren Standorts, den unser Hoster Cloudflare aus Ihrer IP-Adresse ableitet, oder, wo das nicht möglich ist, anhand der Zeitzone Ihres Browsers.

5. Eingesetzte Dienste

  • Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA): Hosting und Auslieferung der Website sowie Cloudflare Web Analytics, eine Besucherstatistik ohne Cookies, die keine einzelnen Besucher identifiziert.

  • Google Analytics (Google Ireland Ltd., Irland): Webanalyse. Siehe Abschnitt 4.

  • Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland): Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen. Siehe Abschnitt 4.

  • Affonso: Zuordnung von Anmeldungen zu Partner-Empfehlungen (Affiliate-Tracking). Siehe Abschnitt 4.

  • Featurebase: Feedback-Board, Hilfe-Center und Support-Chat (inkl. KI-Chatassistent MonuBrain im Support-Chat).

  • Creem: Zahlungsabwicklung als Wiederverkäufer (Merchant of Record). Creem ist für die Zahlungsdaten selbst verantwortlich.

  • Nylas, Inc. (USA): E-Mail-Infrastruktur, wenn Sie ein Postfach verbinden.

  • Fathom: Aufzeichnung und Transkription von Vertriebs- und Supportgesprächen, nur nach Hinweis zu Beginn des Gesprächs.

  • DigitalOcean, LLC (USA): Hosting der MonuDesk-Software und Datenbanken.

  • Anthropic, PBC (USA): KI-Modell Claude für MonuBrain und KI-Funktionen in der Software, z. B. E-Mail-Entwürfe. Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

5a. Hinweis zu KI-Funktionen

MonuBrain ist ein KI-System. Antworten und Entwürfe werden automatisch erzeugt und können fehlerhaft sein. Wenn Sie mit MonuBrain chatten, kommunizieren Sie nicht mit einem Menschen.

Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

6. Google-Nutzerdaten und E-Mail-Anbindung

Wenn Sie Ihr Gmail- oder Google-Workspace-Postfach verbinden, greifen wir auf E-Mails, Header, Anhänge und den Postfachstatus zu, ausschließlich um die Posteingangsfunktionen von MonuDesk bereitzustellen: Konversationen anzeigen, mit Aufträgen verknüpfen, Ihre Antworten senden und den Status synchronisieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Nutzung von Daten aus Google-APIs folgt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Sie können die Verbindung jederzeit in MonuDesk trennen oder unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.

7. Übermittlung in Drittländer

Der Verantwortliche sitzt in Georgien, einige Dienstleister in den USA. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Details erhalten Sie auf Anfrage an info@monudesk.com.

8. Speicherdauer

  • Konto- und Unternehmensdaten: für die Dauer des Vertrags.

  • Log- und Nutzungsdaten: bis zu 12 Monate.

  • Buchhaltungsrelevante Unterlagen: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

  • Kommunikationsdaten: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

  • Postfachdaten: solange das Postfach verbunden ist.

  • Herkunftsdaten: im Browser, bis Sie „Nur nötige“ wählen oder sie löschen; zum Konto für die Dauer des Vertrags.

9. Datensicherheit

Wir nutzen verschlüsselte Übertragung (TLS), beschränkte Zugriffe auf Produktivsysteme, sichere Passwortspeicherung und regelmäßige Sicherheitsüberwachung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Anfragen richten Sie an info@monudesk.com.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts oder Arbeitsplatzes.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche oder technische Grundlagen ändern. Es gilt die jeweils auf monudesk.com veröffentlichte Fassung.